O título da peça de Oduvaldo Vianna e Ferreira Gullar, escrita em plena ditadura, ganhou a boca do povo e se tornou uma espécie de ditado. E quando se fala em gerenciamento de estoque de papelaria, essa frase cabe como uma luva. Se comprar muito, encalha; comprando pouco, falta na prateleira. Por isso, fomos atrás da opinião de papeleiros de diversas partes do país para saber como eles lidam com esse problema. É possível ter controle sobre os produtos do seu estabelecimento? O que dá para fazer para evitar a vergonha da falta ou o prejuízo do excesso? Veja aqui algumas opiniões.
REVISÃO CONSTANTE
Viviane Sottovia
Sócia-proprietária da Papelia (Sorocaba/SP)
“Para não faltar produto em minha loja, eu faço uma contagem e reposição mensal e até, caso seja necessário, semanal. Os produtos encalhados vão para a promoção ou até saem como brindes, o que não vale é ficar com mercadoria parada. Também não tenho uma quantidade mínima na compra de um determinado item, sigo a recomendação do fabricante. E se eu acho que esse produto está saindo muito, peço logo mais. Não é bom ter encalhe, mas acho que é pior ainda ter falta.”
PARCERIA INFORMATIZADA
Luciano Taveira Loiola
Diretor da Interarte Livraria & Papelaria (Balsas/MA)
“Como nossa empresa é informatizada, é mais fácil acompanhar o estoque. Assim, fazemos promoções dos itens que estão há mais de três meses nas prateleiras. Já aqueles que saem muito, nós trabalhamos com um estoque maior deles para não faltar. Não existe também uma quantidade ideal para estoque de um determinado item. Isso depende da sazonalidade e do tipo de artigo que é. O computador é um grande parceiro na hora de gerenciar tudo o que tenho dentro da minha loja. Consigo ter um controle quase total e evito a falta e o excesso. Muito no início, assim que abri meu estabelecimento, passei por situações ruins, principalmente de não ter o item pedido na prateleira. Sabe o que eu fiz? Fui no concorrente, comprei e vendi para o meu cliente. O importante era não demonstrar o meu problema. Hoje, felizmente, já aprendi a administrar a minha loja.”
ACOMPANHAMENTO DIÁRIO
Pedro Ferreira Júnior
Diretor de marketing da Papelite Livraria e Papelaria (João Pessoa/PB)
“Acompanho diariamente a movimentação do meu estoque, seja vendo no sistema, seja fazendo o controle visual. Não existe uma quantidade ideal de um determinado produto para ser comprada, isso depende muito da época e da movimentação da loja. No meu caso, procuro fazer um histórico de vendas e vejo se há a necessidade de se comprar mais ou menos. Apesar de todo o controle, é lógico que já passei por situações de falta de produtos e não acho que seja uma grande vergonha, faz parte da rotina de todo lojista, ainda mais daqueles que não estão na região Sudeste, como é o meu caso. Agora, caso algum produto fique encalhado, eu o coloco imediatamente em promoção e reduzo a compra posterior.”
CÓDIGO DE BARRAS
Eliane Borges da Silva
Proprietária da Arte e Papel (Jataí/GO)
“Meu estoque é todo informatizado, as mercadorias são cadastradas com código de barras e etiquetadas para não haver confusão na hora da venda. Dos produtos com mais giro, tenho em maior quantidade no estoque; e os de menos giro, em quantidade menor. Já passei por uma situação de falta de produto, e percebi que foi um erro muito grave e que não deveria mais repeti-lo. Falei para o meu cliente que houve uma falha na nossa administração e que iríamos providenciar seu pedido o mais rápido possível. Já em relação ao encalhe, é fácil lidar, basta participar de uma licitação pública e vender com preço quase de custo. É melhor fazer isso que ficar com o artigo dentro da loja.”
ATENÇÃO REDOBRADA
Valclécio Dias de Souza
Gerente da Versátil Papelaria (Petrolina/PE)
“Para não ter falta ou encalhe, eu fico atento a todo instante, anotando as quantidades e vendo se é essencial ou não fazer uma nova compra. Quando sinto a necessidade de fazer uma compra, entro em contato com fornecedores e distribuidores mais próximos, para eles agilizarem o pedido e a entrega. Quando tenho mercadorias que não têm muito giro, procuro fazer uma promoção.”
PRANCHETA NA MÃO
Henrique Della Rosa de OliveiraSócio-proprietário da Papelaria Vida Nova (São Paulo/SP)
“Faço o controle do estoque do meu estabelecimento da maneira mais antiga, e talvez a mais eficiente, que conheço: eu e meus sete funcionários observamos tudo, vemos o que está faltando e o que está sobrando e colocamos tudo numa prancheta. Daí, vamos tendo o controle da situação. Anotamos também os pedidos de mercadoria que não temos na loja, para providenciarmos da maneira mais rápida possível. A quantidade ideal de um determinado produto existe sim, mas ela é determinada por experiências anteriores e ajustadas com os pedidos atuais. Quando sinto que um produto está encalhando no estoque, não hesito em colocá-lo em promoção. Vendo até pela metade do custo, faço tudo para não ficar com mercadoria parada.”
TAREFA DIFÍCIL
Heidi Stock
Proprietária da Papier Haus (Guarapuava/PR)
“Meu controle de estoque é informatizado, mas, mesmo assim, é muito difícil manter tantos números e tantos diferentes produtos atualizados. Sempre tento deixar o estoque o mais baixo possível para evitar encalhe. Outra tática que costumo usar muito, principalmente quando preciso saber a quantidade de um determinado item para comprar, é olhar as vendas do ano anterior. De artigos de escritório, sempre tenho uma reserva maior, já que eles saem o ano todo. Já itens de volta às aulas, trabalho com uma quantidade menor deles. Quando temos falta de uma mercadoria, informamos ao cliente e perguntamos se ele pode aguardar a entrega. Agora, caso haja algum problema e demora, eu compro na concorrência e revendo. Excessos no estoque também acontecem, pois é normal apostarmos num determinado produto e errarmos. Quando isso acontece, a promoção é a única saída.”
GESTÃO E EFICIÊNCIA
Jamisson Barbosa Ferreira
Sócio-administrador da Jamsoft Informática (Itabaiana/SE)
“Para gerenciar o meu estoque, utilizo um sistema de gestão empresarial, por meio do qual faço relatórios com comparação e análise de vendas e os estudo. Sei que é um processo longo e demorado, mas, nos últimos tempos, ele tem se mostrado eficiente. Para ter sucesso em um negócio, é importante trabalhar com estatística, porcentagem de crescimento e gráficos comparativos dos anos anteriores. Era muito constrangedor para nós informarmos aos clientes que não havia a mercadoria na loja, mas, depois que adotei essa tática, não passamos mais por essa situação. Agora, tenho o meu estabelecimento na palma da minha mão. Um lojista deve sempre saber que encalhe e falta são sinônimos de prejuízo.”
PONTO VITAL
Antonio Carlos Batista
Diretor da Globo’s Papelaria (São José dos Campos/SP)
“O gerenciamento de estoque é fundamental em qualquer negócio, mas, em nosso ramo, com milhares de itens, só é possível administrar com baixo risco se for através de um sistema com controle de código de barras, equipe treinada e uso diário das informações que esse sistema proporciona. Nem mesmo as maiores, mais ricas e bem organizadas corporações conseguem fazer esse trabalho de maneira totalmente correta. Imagine nós, que somos apenas pequenos varejistas. Faltas e sobras são palavras totalmente comuns num negócio com tamanha diversidade de produtos e, assim sendo, torna-se vital o gerenciamento diário do estoque e, principalmente, o bom atendimento. Só um vendedor atencioso e competente vai conseguir superar o momento ruim, principalmente se for falta de um produto, e conseguir trazer o cliente para dentro da minha loja novamente.”
